KTI EVALUASI PELAYANAN PERPUSTAKAAN 1
EVALUASI PELAYANAN PERPUSTAKAAN
A.
Pengertian
dan Tujuan Evaluasi Pelayanan Perpustakaan
Seiring dengan perubahan situasi
dan kondisi, berbagai kebiasaan-kebiasaanpun ikut berubah. Begitu pula dengan
perpustakaan itu sendiri, Kebutuhan untuk koleksi perpustakaan juga bertambah,
bahkan sampai pada sistem pelayanan juga berubah. Untuk melihat kembali sejauh
mana kesesuaian sebuah perpustakaan dengan pertumbuhan zaman dan kebutuhan user,
perpustakaan perlu melakukan kontrol dan evaluasi diri perpustakaan itu
sendiri.
Evaluasi itu penting dilakukan
bahkan menjadi sebuah program terhadap visi dan misi perpustakaan. Adanya
evaluasi menjadikan organisasi sebuah perpustakaan itu untuk berbenah dan
memperbaiki diri terhadap segala ketertinggalan dan ketidaksesuaiannya.
Evaluasi ini perlu dilakukan segera, mengingat belum jelas eksistensi dan
kedudukan sebuah perpustakaan dengan perpustakaan lain.
Camp, mencoba memberikan
pengertian tentang pengertian evaluasi, yaitu sebagai target atau standar yang
akan diukur. Foot, mendefenisikan evaluasi
sebagai “benchmark”.
Istilah benchmark ini diartikan
sebagai jati diri perpustakaan. Untuk mengungkapakan jati diri tersebut,
perpustakaan perlu melakukan evaluasi dengan cara mengukur hasil pencapaian (kinerja)
yang telah dilakukan.[1]
Di lain hal, evaluasi diartikan
sebagai suatu proses untuk membandingkan diri sendiri dengan orang lain, mengukur
proses dan kinerja layanan yang telah diberikan secara sistematis dibandingkan
dengan layanan yang diberikan orang lain yang ditujukan untuk memperoleh hasil
yang terbaik.[2]
Untuk menghadapi segala
kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi,
suatu organisasi “perpustakaan”, perlu mengetahui sejauh mana kinerjanya
dan bagaimana meningkatkan kinerjanya atau mencoba melihat apakah organisasinya
lebih baik dari organisasi sejenis lainnya. Maka organisasi tersebut perlu melakukan
patokan nilai. Evaluasi ini cenderung digunakan oleh kalangan bisnis dan
industri. Perangkat ini ditujukan sebagai usaha untuk bertahan dari krisis
dengan cara meningkatkan kualitas.[3]
Secara garis besar dapat
disimpulkan bahwa, dengan mengetahui kinerja yang diperoleh maka perpustakaan
akan mampu merencanakan pengembangan perpustakaan dengan lebih baik sehingga
dapat memenuhi kebutuhan pemakai yang semakin hari semakin berkembang. Sebagaimana
diketahui bahwa, evaluasi itu merupakan sesuatu yang penting dilakukan, bahkan
perpustakaan apapun evaluasi ini harus dijadikan sebagai program kerja.
Ketegasan pernyataan di atas
terhadap pentingnya program evaluasi pada
setiap perpustakaan, perpustakaan sekolah dan perpustakaan perguruan tinggi,
setidaknya ada tiga hal yang menjadi alasan terhadap peryataan yang telah
dijelaskan di atas, yaitu;
1.
Untuk
mengembangkan program pengadaan yang cerdas dan realistis berdasarkan pada data
koleksi yang sudah ada,
2.
Untuk menjadi
bahan pertimbangan pengajuan anggaran untuk pengadaan layanan dan koleksi
berikutnya,
3.
Untuk
menambah pengetahuan staf pengembangan koleksi terhadap keadaan di dalam
perpustakaan.[4]
Ini member pengertian bahwa, evaluasi
itu bertujuan untuk menilai hal-hal yang berkaitan erat dengan perpustakaan,
seperti koleksi, layanan, pemanfaatan, segi ketersediaan koleksi dan
lain-lainnya. Dalam “Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi”, disebutkan bahwa,
tinjauan perpustakaan untuk melakukan evaluasi itu adalah;
1. Mengetahui mutu,
lingkup, dan kedalaman koleksi
2. Menyesuaikan
koleksi dengan tujuan dan program perguruan tinggi
3. Mengikuti
perubahan, perkembangan sosial budaya, ilmu dan teknologi
4. Meningkatkan
nilai informasi
5. Mengetahui
kekuatan dan kelemahan koleksi
6. Menyesuaikan
kebijakan penyiangan koleksi.[5]
Walaupun tujuan
yang disebutkan di atas untuk perpustakaan perguruan tinggi, namun materi
tersebut bisa digunakan untuk perpustakaan jenis yang lain, karena aspek penilaian
terhadap perpustakaan dan aspek evaluasi adalah sama secara umum, tujuan
tersebut juga berlaku untuk perpustakaan yang lain.
Sebelum
melakukan evaluasi ada banyak hal yang harus diperhatikan, baik itu tujuan yag
dicapai, program pelaksanaan hasil evaluasi dan hal-hal yang harus dievaluasi
sekaligus persiapan istrumen untuk melakukan evaluasi. Satu keuntungan bila
sudah ditentukan tujuan dan kriteria nilai-nilai sebelumnya, sehingga
interpretasi hasil bisa dilakukan dengan lebih mudah. Hal itu juga akan
membantu memperkecil perbedaan dalam pemikiran tentang hasil-hasil yang
diperoleh dari evaluasi.
B.
Macam-macam
Evaluasi Pelayanan Perpustakaan
Bila evaluasi pelayanan
pada perpustakaan ingin dilakukan secara objektif, maka diperlukan serangkaian
riset untuk mendukung pengambilan keputusan. Diakui bahwa tugas evaluasi
koleksi itu sulit, dan sering kali hasilnya bersifat subjektif. Jadi seorang
pelaksana evaluasi koleksi harus bisa menyatakan apa adanya tentang koleksi.
Melakukan
evaluasi memang menyita banyak waktu, tetapi dari hasil evaluasi ini akan
diketahui kekuatan dan kelemahan dan kekurangan pada perpustakaan terhadap
aspek pelayanan. Bila evaluasi pada setiap perpustakaan telah dilakukan secara
rutin, akan terasa semakin ringannya tugas ini, terlebih bila diingat bahwa
proses ini akan membawa perpustakaan semakin dekat dengan kebutuhan komunitas
yang dilayani yang sesuai dengan pertumbuhan dan kemajuan ilmu pengetahuan dan
teknologi.
Berikut ini adalah
beberapa metode dalam evaluasi yang tentunya telah banyak dibahas dalam
berbagai tulisan tentang perpustakaan, untuk memilihnya tergantung pada tujuan
dan kedalaman dari proses evaluasi. George Bonn, memberikan lima pendekatan
umum terhadap evaluasi, yaitu:
1. Pengumpulan data
statistik semua koleksi yang dimiliki
2. Pengecekan pada
daftar standar seperti katalog dan bibliografi
3. Pengumpulan
pendapat dari pengguna yang biasa datang ke perpustakaan
4. Pemeriksaan
koleksi langsung
5. Penerapan
standar, pembuatan daftar kemampuan perpustakaan dalam penyampaian dokumen, dan
pencatatan manfaat relatif dari kelompok khusus.[6]
Terhadap
evaluasi perpustakaan, American Library Association (ALA's) Guide to the
Evaluation of Library Collections, membagi ke dalam beberapa macam evaluasi
yang berdasarkan ukuran pada penggunaan. Adapun macam-macam evaluasi tersebut
yaitu;
1.
Evaluasi
yang berpusat pada koleksi yaitu, evaluasi yang dilakukan dengan cara;
a.
Pencocokan
terhadap daftar tertentu, bibliografi, atau katalog
b.
Penilaian
dari pakar,
c.
Perbandingan
data statistik,
d.
Perbandingan
pada berbagai standar koleksi.[7]
2. Evaluasi yang
berpusat pada penggunaan, yaitu evaluasi yang dilakukan terhadap;
a. Melakukan kajian
sirkulasi,
b. Meminta pendapat
pengguna,
c. Menganalisis
statistik pinjam antar perpustakaan,
d. Melakukan kajian
sitiran,
e. Melakukan kajian
penggunaan di tempat (ruang baca),
f. Memeriksa
ketersediaan koleksi di rak.[8]
3. Evaluasi yang
dilakukan pada layanan, yaitu yang berpusat pada sistem pelayanan pada pemakai.
Ada beberapa dimensi yang harus diperhatikan pada evaluasi layanan ini, yaitu;
a. Tangibles (berwujud),
ruangan dan peralatan,
b. Reliability (kehandalan),
kinerja pustakawan,
c. Responsiveness (daya tanggap
atau keresponsifan), kepada pemakai
d.
Competence (pengetahuan dan keterampilan),
e.
Acces (kemudahan hubungan),
f.
Courtesy (perilaku), prilku pustakawan
dalam melayani pengguan
g.
Communication (komunikasi), komunikasi untuk
mendengarkan suara, keinginan atau aspirasi,
h.
Credibility (kredibilitas atau kejujuran),
i.
Security (keamanan),
j.
Understanding
the Customer (memahami
atau mengerti kebutuhan masyarakat pengguna).[9]
Perpustakaan yang baik dapat
diukur dari keberhasilannya dalam menyajikan pelayanan yang berkualitas
kepada masyarakat pemakainya. Lengkapnya fasilitas yang ada, besarnya dana yang
disediakan dan banyaknya tenaga pustakawan tidak berarti apa-apa bila
perpustakaan tersebut tidak mampu menyediakan pelayanan yang berkualitas. Agar
kualitas layanan dapat dicapai. Maka itu evaluasi setiap perpustakaan hendaknya
dilakukan sesering mugnkin. Philip Kotler dalam J Supranto, mengemukan
lima prinsip yang harus diperhatikan bagi pelayan publik,. lima prinsip
tersebut yaitu;[10]
1.
Tangible, artinya sesuatu yang bisa
dilihat, dirasakan dan didengarkan. Seperti: kemampuan petugas dalam melayani,
komunikasi yang baik, peralatan yang menunjang pelayanan.
2.
Realible (handal), yaitu kemampuan
membentuk pelayanan yang dijanjikan dengan tepat dan memiliki keajegan.
3.
Responsiveness (pertanggungjawaban), yaitu rasa
tanggung jawab terhadap mutu pelayanan.
4.
Assuranse (jaminan), yaitu adanya jaminan
keamanan atau bebas dari resiko bagi para pemakai.
5.
Emphaty, arinya adanya perhatian kepada
konsumen atau individu.
Di samping persyaratan di atas,
pustakawan dalam memberikan layanan kepada pemakai perpustakaan juga harus
memperhatikan hal-hal berikut;
1.
Mengetahui
kebutuhan pemakainya.
2.
Menerapkan
persyaratan manajemen untuk mendukung penampilan (kinerja)
3.
Mudah dalam
pengurusan bagi yang berkepentingan (prosedur sederhana).
4.
Mendapat
pelayanan yang wajar.
5.
Mendapat
pelayanan yang sama tanpa pilih kasih.
6.
Mendapat
perlakuan jujur dan terus terang (transparan).[11]
C.
Hal
yang Harus Diperhatikan dalam Evaluasi Pelayanan Perpustakaan
Sebagai lembaga layanan
informasi, perpustakaan mempunyai prospek yang cukup luas dalam pembangunan,
karena ia sebagai sumber informasi sehingga diharapkan tidak hanya sekedar
melayani masyarakat untuk mendapatkan informasi ilmu pengetahuan saja, akan
tetapi perpustakaan diharapkan dapat mempertahankan eksistensinya sebagai
lembaga pelayanan informasi serta dapat meningkatkan kualitas layanan yang ada.
Hal tersebut akan dapat terlaksana apabila dudukung oleh pustakawan-pustakawan
yang handal, yang tidak saja profesional dalam bidang ilmu perpustakaan tetapi
juga terampil dalam bidang ilmu pengetahuan lain yang dapat meningkatkan
jati diri pustakawan dan tentunya untuk peningkatan kualitas layanan
perpustakaan.
Dalam memberikan layanan kepada
penggunanya perpustakaan masih perlu belajar dan melihat lembaga lain
seperti bank, hotel, rumah sakit dan biro-biro jasa lain yang sama–sama
memberikan jasa layanan kepada masyarakat. Untuk itu agar kesan pegawai
perpustakaan galak, tidak ramah, sombong, angker tidak lagi disandang sebagai
gelar yang selalu melekat pada penyelenggara perpustakaan, maka perlunya
diusahakan langkah-langkah perbaikan untuk peningkatan kualitas layanan perpustakaan.
Untuk mendapatkan sebuah
perpustakaan yang baik dan disukai pemakai, lagi-lagi perlu melihat hal-hal
yang memang belum tertata secara benar atau berdasarkan tauran yang wajar, baik
itu persoalan tenaga pustakwan, koleksi maupun pelayanan.
Setidaknya ada beberapa hal yang
harus diperhatikan dalam melakukan evaluasi perpustakaan agar evaluasi
benar-benar bermanfaat dan mejadi umpan balik bagi pustakawan itu sendriri.
Aspek yang perlu diperhatikan itu yaitu;
1.
Koleksi
Koleksi perpustakaan khusus difokuskan pada koleksi muktahir di
dalam subyek yang menjadi tujuan perpustakaan tersebut atau untuk mendukung
kegiatan badan induknya. Koleksi suatu perpustakaan khusus adalah tidak
terletak dalam banyaknya jumlah bahan pustaka atau jenis terbitan lainnya
melainkan ditekankan kepada kualitas koleksinya, agar dapat mendukung jasa
penyebaran informasi muktahir serta penelusuran informasi.[12]
Pembinaan koleksi perpustakaan khusus menekankan pada beberapa
jenis bahan pustaka seperti referensi, buku teks, majalah, jurnal ilmiah, hasil
penelitian dan sejenisnya dalam bidang khusus, baik dalam bentuk tercetak
maupun media rekam lainnya.
2.
Sumber Daya
Manusia
Penanganan perpustakaan khusus memerlukan seorang “ahli” dalam
bidang/subyek yang ditangani. Hal ini akan mempermudah perpustakaan dalam
memberikan apa yang menjadi tuntutan dan kebutuhan pemakainya. Untuk itu
biasanya dalam perpustakaan khusus ini dibutuhkan seorang pustakawan yang
mengerti dan paham akan bidang kerja/bidang yang ditangani oleh lembaga induknya. Sehingga kebutuhan akan “pustakawan khusus”
adalah penting.
3.
Pengolahan
Proses pengolahan dalam
perpustakaan khusus pada prinsipnya tidak jauh berbeda dengan perpustakaan pada
umumnya. Hanya biasanya dalam proses pengolahan dituntut untuk lebih memberhatikan
kecepatan dalam temu kembali informasi dan penyajian. Sehingga terkadang dalam
klasifikasi contohnya disesuaikan dengan kebutuhan dan karakter perpustakaan
tersebut.
4.
Pengguna
Perpustakaan khusus dalam pemilihan dan setting pengelolaan sangat
disesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik penggunanya. Hubungan antara
pengguna dan pengelola perpustakaan sangat erat terutama apabila dihubungkan
dengan pemenuhan kebutuhan dan pengembangan perpustakaan itu sendiri. Tidak
sedikit pengguna akan ikut andil dalam menentukan pola pengelolaan dan juga
penentuan koleksi/informasi yang perlu disediakan oleh perpustakaan. Pengguna
mempunyai arti penting karena pengguna merupakan faktor penting mengapa
perpustakaan khusus itu ada.
5.
Layanan
Layanan perpustakaan khusus harus dapat memberikan nilai lebih
kepada pengguna dan organisasi/badan induk yang membawahinya. Untuk itu
pengelola perpustakaan perlu selalu memberikan alternatif-alternatif dalam
penyampaian informasi kepada penggunanya. Aspek layanan menjadi penting untuk
diperhatikan dikarenakan tuntutan kebutuhan penyajian informasi yang cepat,
tepat dan terbaru selalu ada.
Jenis layanan perpustakaan khusus dapat bersifat terbuka maupun
tertutup, tergantung pada kebijakan organisasi, pengelola dan tipe penggunanya.
Namun kebanyakan perpustakaan khusus menerapkan sistem terbuka dengan akses
terbatas. Hal ini untuk lebih memberikan peluang kepada penggunaan yang lebih
luas namun tetap terkontrol. Terbuka artinya siapapun dapat memanfaatkan
koleksi yang ada, sedangkan akses terbatas adalah pengaturan terhadap proses
pemanfaatan koleksi seperti fasilitas pinjam, fasilitas baca, fotokopi, dan
sebagainya.
[1] Jain, Priti. Strategic human resource development in public libraries in Botswana, Bradford: Library
Management, Edisi. 6, 2005, hlm.336.
[2]
Wilson, Frankie dan
Town, J. Stephen. Benchmarking and
library quality maturity; Performance
Measurement and Metrics, Vol. 7 No.
2, 2006, hlm. 75-82.
[4] Dwi Surtiawan, Kepuasan Pemakai dan Peningkatan Kualitas Berbasis Pemakai: Pendekatan Manajemen Pemasaran sebagai Paradigma Baru Perpustakaan, Yogyakarta: Gajah Mada Universitas press, 2006, hlm. 28.
[5] Ade Kohar, Perpustakaan Perguruan Tinggi; Buku Pedoman, . ed. ke 3. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Jakarta: Departemen Pendidikan Nasional RI, 2005, hlm. 45.
[6] Evans, G. Edward and Zarnosky, Margaret R., Developing Library and Information Center Collections. Colorado Englewood: Libraries Unlimited, 2000. Dikutip dari, Pedoman Perpustakaan Perguran Tinggi, oleh Ade Kohar, hlm. 47.
[7] IFLA. Measuring quality: international guidelines for
performance measurement in academic libraries, Munich, Saur, 1996., hlm. 28
[8] Ibid. hlm. 29.
[9] A. Ridwan Siregar, Perpustakaan Energi Pembangunan Bangsa, Medan: USU, 2006,hlm.78.
[10]Supranto. J, Pengukuran Tingkat Kepuasan Pelanggan; UntukMmenaikkan Pangsa Pasar. Jakarta: Rineka Cipta, 2006, hlm. 231.
[11] Moenir. H.A.S, Manajemen Pelayanan Umum Di Indonesia. Jakarta: Bumi Akssara, 2001, hlm. 32.
[12] Panduan Koleksi Perpustakaan Khusus, Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 1992.
Komentar
Posting Komentar
Komentar